Theo đó, quy chế này quy định về việc quản lý, sử dụng, vận hành phòng họp số để thông báo và cung cấp tài liệu liên quan đến các cuộc họp, hội nghị, tập huấn thông qua mạng máy tính. Đối tượng áp dụng Quy chế này là các đơn vị, cá nhân trực thuộc Ủy ban Dân tộc và các tổ chức, cá nhân liên quan tham gia quản lý, sử dụng phòng họp số.

Chức năng phòng họp số được quy định là công cụ phục vụ cải cách hành chính, hỗ trợ công tác tổ chức họp, cung cấp thông tin, tài liệu đến các đơn vị dự họp nhanh chóng, tiết kiệm, tiện lợi và dễ dàng.

Phần mềm có những chức năng chính như tạo lập, quản lý lịch họp, cung cấp thông tin, chia sẻ tài liệu, đăng ký tham dự cuộc họp, đóng góp ý kiến trực tiếp, báo cáo, thống kê các thông tin liên quan.

Phần mềm được xây dựng và triển khai trên 2 nền tảng: Ứng dụng trên mobile và webbase trên máy tính. Các tổ chức, cá nhân sử dụng phòng họp số phải tuân thủ và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo các quy định của cơ quan nhà nước về ứng dụng CNTT và bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

Để thực hiện nhiệm vụ này, Ủy ban Dân tộc giao Văn phòng Ủy ban Dân tộc cập nhật phương thức tổ chức họp; phân công đơn vị cập nhật lịch và tài liệu họp trên hệ thống lịch làm việc hằng tuần của lãnh đạo Ủy ban để các đơn vị theo dõi.

Trong quá trình thực hiện nếu phát hiện những điểm chưa phù hợp, các đơn vị, cá nhân có liên quan kiến nghị với Văn phòng Ủy ban và Trung tâm Thông tin tổng hợp trình lãnh đạo Ủy ban sửa đổi, bổ sung nhằm đảm bảo hoạt động thông suốt, hiệu quả, an toàn, an ninh thông tin trên hệ thống phòng họp số.