Quyết định trên được đưa ra sau khi một nghiên cứu do chính cơ quan mà ông đứng đầu thực hiện chỉ ra rằng, có khoảng gần 2.000 thủ tục hành chính vẫn yêu cầu nộp đơn hoặc biểu mẫu trên các loại đĩa mềm, CD, MD, thậm chí cả băng cassette.

Theo AFP, ngay từ khi còn là Bộ trưởng Bộ Cải cách hành chính (2020-2021), ông Kono đã yêu cầu cấp dưới hạn chế sử dụng máy fax và dấu “hanko” nhưng chưa hiệu quả. Lúc mới nhậm chức Bộ Chuyển đổi kỹ thuật số hồi đầu tháng 8/2022, ông Kono đã thẳng thắn phê bình việc sử dụng máy fax và dấu “hanko” trong các thủ tục giấy tờ liên quan đến dịch Covid-19.

Với sự xuất hiện của internet và lưu trữ đám mây, Bộ trưởng Kono đang cố gắng loại bỏ các công nghệ lạc hậu trên. “Bộ Chuyển đổi kỹ thuật số sẽ thay đổi các quy định đó để bạn có thể sử dụng trực tuyến”, ông Kono nói trong một cuộc họp báo mới đây.

Sự cấp thiết phải thay thế các công nghệ truyền thống lạc hậu diễn ra trong bối cảnh Nhật Bản bắt đầu thiết lập hệ thống định danh quốc gia kỹ thuật số, nơi công dân có thể sử dụng chữ ký điện tử vào các biểu mẫu trực tuyến cho nhiều dịch vụ công cũng như sử dụng để đăng nhập ngân hàng và ký kết giao dịch. Trên trang Twitter cá nhân, Bộ trưởng Kono nhấn mạnh, việc Nhật Bản phụ thuộc vào máy fax và thói quen đóng dấu “hanko” là một “cản trở đối với các chính sách làm việc từ xa” trong đại dịch Covid-19.

Khi các quy định hạn chế đi lại bắt đầu triển khai vào tháng 4/2020, người dân vẫn phải đến văn phòng để đóng dấu hợp đồng và giấy tờ bằng con dấu “hanko” của mình. Bộ trưởng Kono tiết lộ, Thủ tướng Nhật Bản Fumio Kishida sẵn sàng hỗ trợ chấm dứt việc sử dụng công nghệ lỗi thời cho một số thủ tục hành chính, chuyển sang trực tuyến trong thời gian tới.

Trong khi nhận được sự hưởng ứng từ phía khu vực tư nhân, cuộc cách mạng kỹ thuật số của ông Kono lại vấp phải sự phản đối từ khu vực hành chính sự nghiệp, nơi nhiều người tin rằng phương tiện điện tử không có tính xác thực cao như các phương thức cũ. Một số chính trị gia tại các địa phương chuyên sản xuất con dấu “hanko”, thậm chí còn chỉ trích ông Kono đang tấn công vào “biểu tượng của Nhật Bản”.

Con dấu “hanko” được sử dụng ở Nhật Bản trong gần 2.000 năm. Dưới thời Minh Trị (1868-1912), trước sự du nhập của các tập quán phương Tây, một cuộc tranh luận diễn ra để xem xét có nên từ bỏ con dấu “hanko” hay không. Kết quả, con dấu đã được giữ lại. Một hệ thống đăng ký và chứng nhận quốc gia với con dấu “hanko” được thiết lập. Kể từ đó, các công ty và mỗi người dân đều có ít nhất một con dấu. “Hanko” tương đương như chữ ký và được sử dụng để xác thực hợp đồng, biểu thị việc nhận một gói hàng…

Trong khi đó, việc loại bỏ máy fax cũng gặp nhiều khó khăn do nhiều người lo ngại về tính bảo mật của thông tin nhạy cảm nếu gửi qua email. Được phổ biến từ thập niên 1980, máy fax vẫn được tìm thấy trong nhiều gia đình người Nhật.

Đối với các cơ quan quản lý, máy fax liên quan đến vấn đề bảo mật. Bất kể thời gian nào, một tin nhắn được gửi qua máy fax sẽ được in tự động ngay khi nhận được. Ngay cả trong trường hợp xảy ra thảm họa, chẳng hạn như động đất, mất điện, hoặc thậm chí gián đoạn liên lạc, người nhận vẫn có một bản sao thực của tin nhắn. Do đó, nhiều cơ quan vẫn chưa thể chia tay với máy fax.

Các phản ứng cũng tương tự như với đĩa mềm. Những công ty Nhật Bản thường sử dụng đĩa mềm để ghi lại tiền lương của nhân viên trước khi chuyển cho ngân hàng chịu trách nhiệm thanh toán. “Đĩa mềm hầu như không bao giờ bị vỡ và mất dữ liệu”, nhật báo kinh tế Nihon Keizai Yoichi Ono viết.

Theo báo The Guardian, Nhật Bản không phải là nước duy nhất còn dùng đĩa mềm. Lực lượng không quân Mỹ chỉ thay thế các đĩa mềm mà họ dùng để quản lý kho vũ khí hạt nhân vào năm 2019, gần một thập kỷ sau khi Sony ngừng sản xuất.

Một thách thức lớn khác mà ông Kono phải đối mặt trong cuộc chiến với các công nghệ lỗi thời là Nhật Bản có tỷ lệ người trên 65 tuổi chiếm 28,7% dân số. Số người này vẫn trung thành với các công nghệ truyền thống tồn tại từ nhiều thập kỷ. Do đó, giới quan sát cho rằng, việc từ bỏ các công nghệ truyền thống này sẽ phải mất nhiều năm ở Nhật Bản.